Fonctionnalités du BPM

Les principales plateformes BPM offrent diverses fonctionnalités, concentrées dans une solution unique. La technologie de gestion des processus peut permettre à une entreprise de rationaliser ses opérations en automatisant, exécutant et surveillant ses processus métier de bout en bout. La gestion des connaissances et les outils collaboratifs l’aident également à tirer parti des informations à sa disposition en gérant ses documents et son contenu et en facilitant les interactions des employés dans un cadre communautaire et collaboratif, basé sur les connaissances. Les analyses intégrées permettent d’accroître la visibilité grâce à des rapports détaillés sur les opérations métier clés et l’exécution des processus, destinés aux responsables.

Voici les fonctionnalités de haut niveau dont une plate-forme BPM doit disposer :

Processus

Un processus consiste simplement en un ensemble d’activités et de transactions effectuées de manière régulière dans le but d’atteindre les objectifs fixés par l’entreprise. Il peut être :

• Simple (comme pour le traitement des commandes) OU complexe (comme pour le développement d’un nouveau produit)
• À court terme (comme pour l’intégration des employés) OU à long terme (comme pour le respect des règlements)
• Propre à une fonction (comme pour la gestion des propositions) OU propre à un secteur (comme pour l’approvisionnement énergétique)
• Spécifique à un service (comme pour la facturation), spécifique à une entreprise (comme pour la sous-traitance stratégique) OU spécifique à une chaîne de valeur (comme pour la gestion des chaînes de valeur)

Chaque entreprise possède ses propres processus métier : c’est ainsi qu’elles peuvent travailler. Mais un trop grand nombre d’entre elles s’appuie sur des procédures obsolètes et des formulaires papier ou d’autres étapes manuelles. En se complaisant dans leurs procédures, les chefs d’entreprise et les employés font perdre bien plus que de l’efficacité à leurs activités. Ils perdent de vue le coût de renonciation que représente le fait de toujours travailler de manière « traditionnelle ».

Les processus intégrés basés sur le BPM peuvent être automatisés pour améliorer l’efficacité opérationnelle, mais ils peuvent également générer davantage de croissance, gérer sans effort la gouvernance, les risques et la conformité et améliorer l’engagement des clients comme celui des employés.

Gestion des connaissances

Une plate-forme BPM doit disposer de fonctionnalités de gestion des connaissances pour rassembler les informations de l’ensemble de l’entreprise.

Les données les plus récentes, complètes et précises sont essentielles à une bonne prise de décisions opérationnelles. L’utilisation de données complètes et précises permet d’ailleurs d’obtenir de meilleurs résultats en ce qui concerne les processus métier Mais alors, que se passe-t-il lorsque les données ne sont pas récentes, complètes ou exactes ? De mauvaises décisions sont prises.

Les meilleures plates-formes BPM peuvent rassembler en un seul endroit toutes les données issues des différents systèmes de l’entreprise et traitant d’un seul et même sujet. Les décideurs sont donc mieux informés, ce qui leur permet de prendre les mesures les plus appropriées en toutes situations.

Règles métier

Les règles métier constituent la majeure partie de la logique qui se cache derrière l’automatisation des processus. Ces règles fournissent la structure nécessaire au développement d’un processus automatisé et cohérent.

La cohérence est la clé de l’optimisation des processus. C’est d’ailleurs pour cette raison que les règles sont des composants essentiels pour toute plate-forme BPM. Cependant, rien n’est jamais simple dans le monde des affaires, et il existe des exceptions. Certains changements doivent être pris en compte, notamment lorsqu’il s’agit de situations qui favorisent l’apparition de différentes approches et de toute une variété d’étapes pour les processus.

Les plates-formes BPM disposent généralement d’un moteur de règles métier dynamique permettant d’automatiser des processus identiques, mais également des processus complexes comportant de nombreuses variables. Les règles métier permettent de garantir la cohérence et l’optimisation du processus, et ce, dans presque n’importe quelle situation.

Collaboration sociale

La collaboration sociale est une solution permettant le partage d’informations et les interactions au sein d’une entreprise, avec pour but la réalisation d’un objectif commun. Elle favorise la prise de conscience de toutes les situations, tout en enrichissant la base de connaissances de l'entreprise. La collaboration sociale est considérée comme différente de la collaboration traditionnelle, car elle est, par définition, inclusive, ce qui signifie qu’elle associe au processus tous les membres d’un groupe ou d’une entreprise. Elle se base sur le concept selon lequel les bonnes idées sont partout.

L’avantage concurrentiel principal de toutes les entreprises reste largement inexploité. Il se limite aux réflexions propres à chaque « travailleur du savoir ». La collaboration traditionnelle est malheureusement exclusive par nature. Il faut vous ajouter à telle chaîne d’e-mails, ou encore vous inviter à prendre part à telle réunion ou tel appel téléphonique… Dans tous les cas, vous devez posséder certaines connaissances pour pouvoir apporter votre participation et de la valeur ajoutée. À l’inverse, la collaboration sociale est inclusive et dévoile des informations et des idées autrement susceptibles de passer inaperçues et de ne pas être reconnues. Elle aide les entreprises à exploiter pleinement le capital intellectuel qui peine trop souvent à se révéler.

Mobilité

La mobilité représente la capacité à utiliser une solution technologique d’entreprise sur un appareil mobile (quel qu’il soit) de la même manière que sur un ordinateur de bureau. Cette mobilité représente un véritable mode de vie. L’omniprésence des smartphones et des tablettes dans nos vies personnelles s’est aujourd’hui étendue à notre sphère professionnelle. Cette expansion a cependant eu une conséquence fortuite : le besoin de contrôle.

La mobilité d’entreprise consiste à donner plus de contrôle aux travailleurs, pour qu’ils en fassent plus. Il s’agit de dématérialiser l’ensemble des outils au-delà du poste de travail, c’est-à-dire vers n’importe quel appareil, et ce, sans aucune dégradation au niveau des fonctionnalités, de la convivialité ou de l’impact.

La meilleure technologie d’entreprise est celle qui répond aux besoins des personnes à qui elle est destinée. Cela signifie qu’il faut permettre à ces personnes d’être mobiles et d’utiliser n’importe quel appareil pour travailler, à tout moment et de manière interchangeable.

Sécurité

La sécurité consiste à protéger les données et les opérations de tout ce qui pourrait constituer une menace, y compris les sinistres, les pirates informatiques et tout ce à quoi vous pourriez penser. Lorsqu’une technologie BPM contribue au bon fonctionnement des principaux processus d’une entreprise, la sécurité doit être une considération de premier ordre.

Telle est la réalité du monde actuel. Il ne peut pas y avoir « trop de sécurité ». Les gros titres peuvent parfois donner l’impression que les grands pirates informatiques font la une des journaux tous les deux jours. Pour rester serein, vous devez donc vous assurer de mettre en place une solution particulière et capable de vous protéger de toute menace, connue ou inconnue. Assurez-vous de contrôler et de tester en permanence le niveau de sécurité de votre technologie de plate-forme BPM.

Options de déploiement flexibles

La possibilité d’héberger et d’exécuter une plate-forme BPM de manière interchangeable sur site et/ou sur un environnement Cloud offre une flexibilité optimale aux entreprises ayant besoin de stocker des données et/ou des processus à caractère sensible derrière leur propre pare-feu.

Chaque entreprise a des besoins uniques, tout particulièrement lorsqu’il est question de gérer des systèmes hébergeant des données à caractère sensible. En vous assurant de pouvoir exécuter tous les aspects de votre technologie de plate-forme BPM, et ce, quel que soit l’environnement et de la manière qui convient le mieux à votre entreprise, vous garantissez la satisfaction de vos besoins en matière de processus et de données.

Facilitation

Le BPM peut s’avérer complexe. La facilitation consiste en une combinaison de tous les programmes, outils et personnes, celle-ci ayant pour but de garantir le succès de vos initiatives technologiques BPM. Un centre d’excellence constitue par exemple une solution éprouvée si vous souhaitez réussir.