Piani di rientro sul posto di lavoro: consigli per i responsabili delle risorse umane in risposta al COVID-19

La pandemia da COVID-19 ha avuto un profondo impatto sui dipendenti di molte organizzazioni, soprattutto sugli addetti alle risorse umane, che ora hanno un ruolo più importante che mai.

I responsabili del personale, infatti, devono monitorare la salute dei dipendenti e i fattori di rischio, rispettare le normative locali e nazionali e rispondere costantemente alle domande dell’intera organizzazione. In questo momento, molte aziende stanno iniziando a pianificare il rientro sul posto di lavoro, pianificando un reinserimento senza rischi, definendo le politiche per garantire la sicurezza dei dipendenti e mettendo in atto misure per tutelare la salute negli ambienti di lavoro.

Dawn Mitchell, vicepresidente delle Risorse umane di Appian, ha condiviso recentemente le proprie riflessioni sull’elaborazione di piani per la gestione del luogo di lavoro e linee guida sul rientro in grado di garantire ai dipendenti la massima sicurezza durante l’emergenza da COVID. Leggi come ha risposto alle nostre domande qui sotto.

Quali sono le difficoltà che i responsabili delle risorse umane devono affrontare per attuare i piani di rientro al lavoro in seguito alla pandemia da COVID-19?

Trovare l’equilibrio tra l’incertezza e la necessità di avere un piano e fornire delle risposte ai dipendenti. Tutti gli ambienti di lavoro sono diversi, ma, per esperienza personale e dai riscontri dei dipendenti, sappiamo che la collaborazione è preziosa nella maggior parte dei casi, sia che si tratti di una conversazione in corridoio, dello svolgimento di un lavoro di codifica in due o di una sessione di pianificazione. Anche se le riunioni virtuali hanno avuto molto successo, è difficile ricreare la stessa energia di quando siamo tutti insieme. Durante queste conferenze a distanza, si sono sviluppate nuove modalità comunicative che, con il rientro in ufficio, subiranno una trasformazione e ciò potrebbe comportare delle difficoltà o ostacolare la produttività.

Che cosa succederebbe se scoppiasse un’epidemia in ufficio? La salute e la sicurezza dei dipendenti sono la nostra priorità. Anche se adesso disponiamo di maggiori conoscenze sul COVID e su come mettere in atto i protocolli di pulizia e di distanziamento sociale, c’è ancora molto da sapere sul virus.

Quali sono gli aspetti sui quali le aziende devono concentrarsi per promuovere la sicurezza dei dipendenti?

Dipende dalla situazione: i dipendenti devono essere presenti sul posto di lavoro o possono scegliere dove lavorare? In quest’ultimo caso, è necessario prestare attenzione alla comunicazione, perché il personale non deve essere portato a credere di dover rientrare in azienda per essere produttivo. Assicuratevi che i responsabili non nascondano i problemi che potrebbero impedire ai dipendenti di venire al lavoro, affinché tutti sappiano che si tratta di una situazione comune.

Se è necessaria la presenza sul posto di lavoro, le aziende dovranno essere chiare sulle misure relative alla sicurezza, alla pulizia degli uffici e al distanziamento sociale che vengono adottate per eliminare, ove possibile, i rischi.

In entrambi i casi, è bene esporre in modo dettagliato e ribadire quali sono i provvedimenti, nuovi o supplementari, relativi alla certificazione dello stato di salute prima di recarsi in ufficio, i comportamenti da osservare nelle aree comuni e la disponibilità di determinati servizi presso le proprie strutture. Naturalmente, è necessario comunicare anche quali sono le prescrizioni per l’uso dei dispositivi di protezione individuale (DPI), che dovranno essere forniti dall’azienda se sono obbligatori.

Quali sono le misure in risposta al COVID adottate dalle aziende per garantire la sicurezza dei dipendenti sul posto di lavoro e delle loro famiglie?

Poiché il distanziamento sociale dipende in larga misura dagli spostamenti all’interno delle strutture, i responsabili delle risorse umane devono operare a stretto contatto con i team incaricati di gestire le strutture, se non hanno già iniziato a farlo. In Appian, stiamo valutando tutte le opzioni necessarie a garantire la sicurezza dell’ambiente di lavoro e la produttività, per esempio istituendo turni a rotazione negli uffici in cui il personale siede troppo vicino, al fine di mantenere le distanze corrette.

Questa, però, non è l’unica soluzione, perché abbiamo posizionato della segnaletica sul pavimento per guidare gli spostamenti, soprattutto sulle scale o in prossimità degli ascensori; abbiamo illustrato chiaramente i comportamenti da adottare nelle aree comuni come i bagni, le cucine e le stanze delle fotocopie; continuiamo a ricordare che, per ora, vanno evitate le consuete strette di mano; stiamo pensando di ricorrere a porte senza maniglie, ove possibile, e di aumentare la frequenza delle pulizie negli uffici a tre volte al giorno.

Inoltre, stiamo implementando delle nuove procedure che garantiscano che tutti siano in sintonia, sia all’interno sia all’esterno del posto di lavoro. Per esempio stiamo studiando delle disposizioni per i dipendenti che viaggiano regolarmente per incontrare clienti o potenziali clienti al fine di tutelarne la sicurezza quando sono fuori sede. Inoltre, stiamo mettendo in atto delle procedure per gestire le visite degli esterni, come clienti, appaltatori e candidati.

In che modo le organizzazioni possono promuovere il benessere dei dipendenti durante la pandemia da COVID-19?

Il morale e il benessere dei dipendenti sono fondamentali per il successo di ogni azienda e questa nuova normalità li sta mettendo a dura prova. È importante comprendere e valutare lo stato d’animo del personale e il grado di adattamento poiché queste informazioni dovrebbero servire a definire le policy e le comunicazioni aziendali sul piano di rientro.

Inoltre, questo è un buon momento per assicurarsi che i benefit soddisfino le esigenze del personale e per promuovere il programma di assistenza ai dipendenti, prendendo in considerazione l’ipotesi di offrire nuovi benefit, soprattutto se una prestazione non viene utilizzata e se è possibile trasferire i fondi.

Secondo lei, in che modo il coronavirus cambierà il posto di lavoro?

Sebbene le persone siano provate dalla quarantena o dalla necessità di conciliare lavoro e famiglia, sono resilienti e trovano dei lati positivi. Crescerà la richiesta di flessibilità e le aziende potranno accordarla, soprattutto perché hanno visto che, in questa transizione, la produttività si è mantenuta costante o, addirittura, è aumentata. Il tempo che prima veniva impiegato per recarsi al lavoro e tornare a casa ora viene utilizzato per un nuovo hobby o per stare assieme ai propri familiari.

Grazie alla soluzione Workforce Safety di Appian, che aiuta a gestire in modo sicuro e senza intoppi il rientro sul posto di lavoro, i responsabili delle risorse umane non devono gestire da soli i piani di reinserimento in seguito alla pandemia da COVID. Per maggiori informazioni, fai clic qui.

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