Dalla carta al potere: nuovi approfondimenti sulle sfide del COVID sul posto di lavoro

Il confinamento presso il proprio domicilio durante la crisi da COVID-19 ha costretto i dipendenti di tutto il mondo a passare al lavoro da remoto con poco preavviso o poca preparazione. Questa nuova situazione di lavoro virtuale ha presentato sfide per ogni organizzazione, ma nessuna è stata più colpita di quelle che utilizzano processi cartacei o manuali.

Secondo un recente report di Forrester, COVID-19 Remote Work Just Broke Your Processes: Here’s What to Do About It, oltre il 70 % delle organizzazioni si basa ancora su processi manuali e cartacei.

“I processi completamente o parzialmente manuali funzionano solo quando i lavoratori e gli schedari fisici si trovano nello stesso posto”, scrive Forrester. “Per questo motivo, milioni di persone che lavorano da casa sono state la causa della completa interruzione delle operazioni chiave delle imprese che dipendono dai processi manuali”.

Improvvisamente, i dipendenti e i dirigenti aziendali si sono ritrovati a dover escogitare soluzioni per le nuove sfide dell COVID sul posto di lavoro. Forrester elenca molti esempi di processi non funzionanti, tra cui i sistemi di parcheggio a pagamento su supporto cartaceo in alcuni comuni, gli studi medici che faticano a curare i pazienti perché usano ancora i documenti cartacei e una compagnia assicurativa che ha rilevato un ritardo nei processi decisionali prima di spostare la collaborazione verso l’online.

In questa situazione, gli imprenditori già provati dall’automatizzazione dei processi manuali e dal mantenimento dell’efficienza stanno ora iniziando a pianificare un ritorno dei dipendenti sul posto di lavoro in tutta sicurezza. Queste transizioni saranno incredibilmente complesse. I professionisti delle risorse umane e i team di gestione delle crisi devono prendere in considerazione una serie di fattori, tra cui lo screening della salute e del rischio per ogni dipendente, la possibilità di svolgere a distanza i diversi ruoli, le politiche aziendali e una varietà di normative nazionali e regionali.

La buona notizia è che l’automazione strategica può aiutare sia nella risoluzione delle sfide immediate del COVID sul posto di lavoro sia per porre le basi per processi più veloci e agili.

Come il rapido sviluppo delle applicazioni aiuta a risolvere le sfide poste dal COVID sul posto di lavoro

"Quando i processi manuali si interrompono, la tecnologia aiuta a salvarli".

Forrester

I team che non possono più fare affidamento su schedari cartacei e processi manuali necessitano che gli strumenti online siano immediatamente disponibili e a portata di mano. Ad esempio, si consideri un’applicazione sanitaria per tracciare le comunicazioni per i pazienti. Una piattaforma low-code per l’automazione rapida dei processi (RPA) accelera lo sviluppo e l’implementazione di applicazioni di questo tipo.

Grazie alla funzionalità drag-and-drop e agli strumenti di collaborazione integrati, una piattaforma low-code può aiutare gli esperti di business a costruire e distribuire rapidamente le applicazioni nelle loro nuove imprese virtuali. I sistemi che prima erano manuali possono ora finalmente essere razionalizzati e protetti, offrendo una visibilità a livello aziendale per la gestione del personale (incluse credenziali, licenze, onboarding e fidelizzazione), la governance, il rischio e la conformità, i pagamenti, le richieste di risarcimento e gli appelli lungo tutto il revenue cycle. La visibilità in tutta l’organizzazione migliora man mano che la suddivisione in compartimenti stagni dei dati diventa un ricordo del passato e tutti hanno accesso a un’unica fonte di verità.

Digitalizzazione dei processi cartacei

La pandemia di coronavirus ha fatto luce su innumerevoli processi che non funzionano più in un ambiente di lavoro virtuale, compresi i processi cartacei. Molte organizzazioni hanno già iniziato a digitalizzare la loro documentazione, ma, nonostante ciò, per analizzare pile di documenti digitalizzati spesso è necessario un processo manuale guidato dall’uomo. In questo nuovo ambiente di lavoro virtuale, è necessario ridurre la dipendenza dal lavoro manuale ovunque possibile.

L’intelligenza artificiale e le soluzioni intelligenti per l’elaborazione della documentazione possono aiutare a snellire i processi un tempo manuali. Invece di analizzare e ordinare manualmente i documenti digitalizzati, è possibile automatizzare il processo con l’intelligenza artificiale e far intervenire l’uomo solo quando necessario.

Ad esempio, pensiamo alla fatturazione. Le fatture dei vari fornitori possono contenere dati simili (numero di fattura, subtotali, informazioni sul pagamento). Soltanto che alcune sono in Word, altre in PDF e tutte formattate in modo diverso. Trasformare manualmente ogni fattura digitale in dati a cui fare riferimento è un’operazione che richiede molto tempo e soggetta a errori. Ma con una soluzione di intelligenza artificiale, i documenti possono essere analizzati ed elaborati automaticamente, con l’intervento umano che si rende necessario soltanto in casistiche di particolare complessità. Inoltre, poiché lo strumento di IA diventa più intelligente nel tempo grazie all’apprendimento automatico, se uno dei fornitori cambia il formato della fattura, lo strumento imparerà e crescerà insieme a te. Disporre dell’IA nella cassetta degli attrezzi significa poter prendere le conoscenze tradizionali e digitalizzarle, inserendole in un algoritmo che è ripetibile e ti aiuta a muoverti più velocemente.

Un’applicazione di gestione automatizzata del coronavirus può essere più vicina di quanto si pensi

L’idea di automatizzare complessi processi manuali può sembrare scoraggiante. Ma, come sottolinea Forrester, molte organizzazioni potrebbero essere più vicine all’obiettivo di quanto pensino.

“Molte imprese hanno già implementato piattaforme per l’automazione digitale dei processi (DPA), lo sviluppo di software low-code, l’automazione robotica dei processi (RPA) e la gestione collaborativa del lavoro (CWM)”, scrive Forrester. Poiché molte di queste piattaforme sono costruite per essere utilizzate da esperti di business invece che da esperti di tecnologia, le organizzazioni possono diventare operative in modo incredibilmente rapido. Se si dispone già di una piattaforma low-code, DPA o CWM, “va applicata subito in modo aggressivo”, esorta Forrester.

È inoltre importante ricordare che, per un’applicazione di gestione del coronavirus, qualcosa è meglio di niente. “Immaginiamoci una risposta disordinata che migliora con il tempo”, scrive Forrester. “L’obiettivo è ripristinare le operazioni, non raggiungere l’eleganza e la perfezione”.

Gettare le basi per operazioni più agili

Nessuno si aspettava di affrontare tutte queste sfide in una volta sola e nessuna organizzazione vuole essere costretta ad automatizzare processi complessi nel giro di poche settimane. Ma, se c’è un lato positivo, può darsi che tutto questo disordine stia gettando le basi per la trasformazione digitale a lungo termine che la tua organizzazione ha sempre pianificato di fare.

Secondo Forrester, “Un’automazione radicale e immediata darà alla tua organizzazione nuove lezioni sulla progettazione, lo sviluppo e la consegna di software”. “Alcune lezioni saranno dolorose, ma le nuove competenze, i processi e le tecnologie adottate ti aiuteranno a raggiungere gli obiettivi strategici”.

Questo è il momento di costruire le fondamenta per l’automazione. Digitalizza i dati fondamentali, assicurati che siano sicuri e procurati una piattaforma per lo sviluppo low-code. “In parole povere, ora ti serve una base per una rapida automazione dei processi”, raccomanda Forrester. “Se ti manca una piattaforma, prendine una”.

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