Snellire il miglioramento dei processi con il BPM

Il mondo della Gestione dei processi aziendali (BPM) sta attraversando un periodo di transizione, man mano che gli strumenti di gestione dei processi vengono sempre più integrati in piattaforme ampie e dotate di una vasta gamma di funzioni. In questo contesto, sono le piattaforme di sviluppo low-code e soluzioni simili a fare la differenza nella trasformazione digitale. Quando un’organizzazione costruisce le proprie operazioni attorno alle tecnologie digitali, deve assicurarsi che le funzionalità di BPM non passino in secondo piano. Chi trascura il BPM corre il rischio che tutti i vantaggi delle tecnologie di base adottate vengano neutralizzati da processi caotici.

Le aziende che vogliono operare una trasformazione digitale hanno bisogno di processi eccellenti, che stimolino la creazione di valore. Gli strumenti BPM possono facilitare il miglioramento dei processi, gettando le basi per un’efficienza a lungo termine e un’innovazione sostenibile.

Il mondo in evoluzione del BPM

Poiché le funzioni di gestione dei processi sono spesso collegate a piattaforme di sviluppo low-code e per flussi di lavoro, le aziende hanno opportunità sempre maggiori di raffinare i propri processi ogni giorno. Con questa tendenza in crescita, uno studio condotto da Aragon Research ha rilevato che le organizzazioni adottano il BPM soprattutto perché desiderano migliorare il case management e i percorsi di clienti e dipendenti.

Nell’ambito del Case Management, lo studio indica che le aziende sono in cerca di soluzioni che le aiutino ad affrontare la complessità dei processi. Molto spesso, il case management finisce per includere conoscenze specialistiche, cicli di vita delle relazioni lunghi e processi suddivisi in fasi molto rigorose. Queste richieste rendono fondamentale la presenza di processi di gestione dei casi eccellenti e spingono le aziende a semplificare le operazioni quotidiane e a creare collegamenti tra i soggetti interessati.

"Le organizzazioni sono sottoposte a pressioni sempre più forti per coordinare dati, persone e contenuti in più flussi di lavoro complessi".

Similmente, le aziende sono sempre più concentrate sul percorso di clienti e dipendenti, impegnandosi a coordinare dati, operazioni e interazioni nel corso di tutto il rapporto lavorativo. Lo studio inoltre ha riscontrato che, se il case management è incentrato sul mettere in contatto i soggetti interessati attraverso processi che dipendono gli uni dagli altri, allo stesso modo creare un percorso del cliente o del dipendente efficace dipende da come vengono gestite le operazioni sulla base di complesso insieme di obiettivi.

Sempre secondo la fonte della notizia, in entrambi i casi, le organizzazioni sono sottoposte a pressioni sempre maggiori per coordinare dati, persone e contenuti in più flussi di lavoro complessi, cosa che rende il case management fondamentale. Queste esigenze evidenziano l’importanza delle soluzioni BPM all’interno dell’impresa moderna, un aspetto che, secondo quanto riferito dal CIO, è sempre più evidente di questa nostra era digitale.

Cambiare le aspettative sui processi

Il CIO ha spiegato che molte organizzazioni tendono a creare processi isolati gli uni dagli altri. E, peggio ancora, certune trascurano la creazione di processi formali e operano semplicemente seguendo vecchie tradizioni, o secondo il funzionamento delle tecnologie di base. Le aziende che si trovano ad affrontare questi problemi legati ai processi rischiano di incontrare ostacoli in termini di efficienza e agilità.

Senza dimenticare gli svantaggi di una gestione dei casi poco efficiente, è quindi bene riflettere sul contrario, ovvero su come le organizzazioni possono usare gli strumenti BPM per semplificare e snellire la gestione dei processi nel suo insieme. Tecnologie BPM dedicate gettano le fondamenta per un successo delle operazioni sostenibile:

  • Automatizzando i processi ripetibili: in molte organizzazioni si svolgono attività che vanno sempre gestite allo stesso modo, con specifiche che dipendono da determinati parametri dell’evento in questione. Un esempio può essere un responsabile che si confronta con un rappresentante del servizio clienti ogni volta che una richiesta di assistenza rimane inevasa per un certo periodo. In genere i responsabili devono monitorare gli avvisi manualmente, ma in casi come questo è possibile impiegare il BPM per impostare notifiche automatiche personalizzabili per cliente e tipo di richiesta, semplificando la vita sia ai responsabili sia ai rappresentanti del servizio clienti.
  • Coordinando i processi tra più team: spesso le aziende fanno affidamento su soluzioni tecnologiche specializzate e divise in compartimenti stagni per vari reparti. Ciò costringe gli utenti a ricorrere a e-mail o strumenti simili ogni volta che devono passare una determinata attività da un reparto a un altro. Funzioni di coordinamento dei processi così limitate impediscono alle organizzazioni di snellire le proprie operazioni a livello aziendale, così che alcune attività importanti vengono perse di vista e la visibilità dei processi risulta ridotta. Gli strumenti BPM formalizzano i processi in tutta l’organizzazione e fungono da centro nevralgico della comunicazione e delle funzioni di reportistica e monitoraggio delle attività tra reparti.
  • Adattandosi all’evoluzione dell’azienda: cambiare non è quasi mai facile, ma spesso le aziende finiscono per pensare che una nuova tecnologia o un nuovo direttore opereranno una vera e propria trasformazione. In concreto, però, è possibile cambiare davvero solo quando i processi fondamentali vengono adattati in modo da rispecchiare nuovi obiettivi e nuove priorità. Le aziende che mancano di processi formali, documentati e ottimizzati possono incorrere in grosse difficoltà nel capire come adattare le proprie attività. Le piattaforme BPM, invece, rendono i processi visibili e offrono una panoramica dettagliata sulla struttura e i risultati delle operazioni. In questo modo, le aziende possono apportare cambiamenti in modo rapido e metterli in pratica con altrettanta facilità.
  • Allineando tecnologie e processi: se le organizzazioni non possono aspettarsi che la tecnologia apporti cambiamenti positivi, non possono nemmeno supporre che genererà valore, in mancanza di un adattamento dei processi sulla base di nuove funzioni. Non si può pretendere che i dipendenti facciano i salti mortali per usare le nuove tecnologie. Né dovrebbero essere costretti a fare la spola tra i sistemi legacy e le nuove soluzioni perché le operazioni fondamentali non sono in grado di interagire con entrambi i sistemi. Regolare i processi in base alle tecnologie emergenti è fondamentale nell’era della trasformazione digitale, e tutto ciò è possibile grazie alle soluzioni BPM.

Un’organizzazione può adottare tecnologie all’avanguardia, arruolare i migliori leader nel settore o puntare tutto su nuovi flussi di assunzione per acquisire talenti. Ma queste strategie convenzionali sono inutili se i processi aziendali non sono ben organizzati. Le nuove soluzioni sono intrinsecamente limitate dalla capacità di un’azienda di adattare il modo in cui le persone lavorano realmente alla luce di obiettivi aziendali e richieste di mercato emergenti. È qui che entrano in gioco le tecnologie BPM.

I moderni sistemi BPM sono sempre più spesso integrati all’interno di piattaforme applicative di sviluppo low-code, che uniscono gli strumenti di gestione dei processi fondamentali necessari alle aziende a un’interfaccia di sviluppo semplificata che permette di personalizzare le applicazioni comodamente. Di conseguenza, è possibile intervenire in modo costante su tecnologie e processi in base alle richieste ricevute dall’azienda. Appian mira ad aiutare le organizzazioni a raggiungere questo obiettivo per garantire loro la massima flessibilità. Abbiamo integrato la nostra lunga esperienza nel BPM all’interno della nostra piattaforma low-code, fornendo alle aziende gli strumenti necessari per operare una trasformazione completa e basata sulle tecnologie digitali, evitando di rimanere indietro per via di processi poco organizzati.

Il BPM Moderno con Appian

 

ISCRIVITI a APPIAN WEEKLY!