6 Criteri per la scelta di un’applicazione per la gestione dell’emergenza COVID sul posto di lavoro

I responsabili delle risorse umane non hanno mai avuto un compito così complesso come in questo momento. Devono confrontarsi continuamente con le domande dei dipendenti e dei dirigenti, adeguarsi alle normative di compliance che cambiano ogni settimana, o addirittura ogni giorno, e, soprattutto, devono dare priorità assoluta alla sicurezza del personale, delle rispettive famiglie e di chiunque sia stato colpito dal COVID-19 all’interno dell’azienda.

Anche se la situazione è in continua evoluzione, le organizzazioni iniziano a pianificare il rientro sul posto di lavoro. La transizione non sarà facile, poiché devono prendere in considerazione lo screening della salute e del rischio per ogni dipendente, le attività che possono ancora essere svolte da remoto, le politiche aziendali e una serie di regolamenti nazionali e regionali. Le aziende con sedi e filiali in stati diversi, centinaia o addirittura migliaia di dipendenti e decine di sistemi e procedure incontreranno ancora più difficoltà.

I responsabili delle risorse umane, già provati dalla pandemia da COVID-19, ora devono pianificare il rientro in azienda della forza lavoro, trovando nuovi modi per ridurre i rischi, automatizzare i processi, adeguarsi rapidamente e, soprattutto, tutelare la sicurezza dei dipendenti. Poiché Excel non sarà sufficiente, molte organizzazioni stanno adottando soluzioni di monitoraggio della salute dei dipendenti in grado di garantire un rientro sul posto di lavoro sicuro e senza intoppi.

Purtroppo, in queste circostanze, non c’è tempo per applicare la consueta procedura di selezione dei prodotti.

“Ciò che conta non è tanto la scelta della piattaforma, quanto agire immediatamente”, sostiene Forrester nel recente report Il ricorso al telelavoro a causa del COVID-19 ha interrotto i tuoi processi? Ecco cosa puoi fare. “Non c’è tempo per seguire il normale processo di valutazione dei prodotti”.

Che cosa puoi fare se non riesci a rispettare la procedura standard di analisi dei requisiti e di valutazione delle soluzioni? Quando cerchi un’applicazione per gestire la risposta al coronavirus, ricorda questi sei aspetti.

1. Offerta di valore in tempi ridotti

Affinché un’applicazione per la gestione dell’emergenza coronavirus venga adottata con successo, l’implementazione deve richiedere poche ore e non giorni. Evita le soluzioni che devono essere personalizzate dall’IT o che hanno tempi di integrazione lunghi. “Coinvolgi attivamente gli esperti di business e scegli una piattaforma che sia accessibile a questi professionisti, piuttosto che agli informatici”, suggerisce Forrester.

Se l’applicazione può essere configurata dal front-end, gli utenti aziendali potranno selezionare le impostazioni in modo autonomo, senza dover attendere l’intervento degli sviluppatori o del reparto IT. Cerca una soluzione che ti permetta di aggiungere il logo aziendale, usare i colori della marca, personalizzare le domande e la logica aziendale in completa autonomia.

Un altro modo per velocizzare l’offerta di valore consiste nel trovare un prodotto che offra un questionario integrato per il contrasto del COVID sul posto di lavoro che comprende una serie di casi d’uso già pronti. Naturalmente, bisogna saper predisporre le domande e configurare la logica (di seguito sono disponibili ulteriori informazioni), ma comunque risparmierai tempo prezioso.

2. Funzionalità di automazione che semplificano il lavoro

Una soluzione per la gestione degli interventi in risposta all’emergenza coronavirus dovrebbe, innanzitutto, alleggerire il lavoro del team di Risorse umane. Scegli un’applicazione dotata di funzionalità di automazione valide, che chieda automaticamente ai dipendenti di aggiornare le proprie informazioni per consentire agli addetti al personale di dedicarsi ad altre attività importanti e per non infastidire i dipendenti con continui controlli all’ingresso.

Inoltre, prediligi una soluzione con una dashboard e funzioni di reportistica potenti, che permetta di filtrare i dati in base alla posizione e di vedere a colpo d’occhio i dipendenti risultati positivi al COVID-19, chi è pronto a rientrare, chi è soddisfatto del telelavoro ed è produttivo, chi ha membri della famiglia a rischio e altro ancora.

3. Gestione degli eventi integrata

Ricorda anche che se un dipendente registra nell’applicazione un test positivo al coronavirus, dovresti poter classificare l’evento in base alla priorità, visualizzare tutte le informazioni necessarie e agire immediatamente. Inoltre, la Gestione degli eventi ti aiuta a effettuare un tracciamento di base dei contatti sul posto di lavoro, poiché ti consente di monitorare gli eventi e aggiungere altre persone coinvolte a seconda delle necessità.

4. Configurazione completa

Ogni sede, struttura e reparto ha delle esigenze specifiche. Assicurati che gli utenti aziendali che gestiscono l’applicazione per contrastare il COVID sul posto di lavoro possano configurare tutti gli aspetti del questionario sulla salute e la logica aziendale.

Cerca una soluzione che offra un controllo granulare sulle domande visualizzate dai dipendenti dislocati in strutture, reparti e paesi diversi. Per esempio potresti dover determinare se una domanda è pertinente o meno a seconda della sede. Inoltre, gli utenti aziendali dovrebbero poter impostare facilmente delle domande a cascata.

5. Sicurezza e conformità

Ricorda che stai trattando le informazioni personali dei dipendenti, tra cui le cartelle cliniche. Qualsiasi soluzione deve essere conforme almeno alle prescrizioni dell’HIPAA, ma non accontentarti.

La granularità della configurazione di cui abbiamo parlato sopra ti aiuta anche a rispettare i requisiti di compliance locali e nazionali relativi al COVID. Per garantire la conformità all’RGPD, puoi fare le stesse domande ai dipendenti che lavorano negli Stati Uniti e a quelli in Europa? L’azienda ha una sede in uno stato che segue linee guida specifiche in grado di tutelare la riservatezza delle informazioni dei dipendenti? Per soddisfare questi requisiti, un’applicazione per contrastare il COVID sul posto di lavoro dovrebbe essere configurabile da tutti gli utenti che la gestiscono.

6. Trasparenza dei prezzi

“Non guardatevi indietro, questa è la nuova normalità”, afferma Forrester nel suo report.

Spero davvero che un’app di tracciamento sia necessaria solo per pochi mesi, tuttavia, per un certo periodo di tempo, potresti dover gestire diverse difficoltà legate al COVID sul posto di lavoro. Evita soluzioni con tariffe nascoste o che non si adattano alle tue esigenze future e scegli un’app con prezzi fissi, trasparenti e indicati in modo chiaro. Devi affrontare ancora molte sfide, non lasciare che la tua applicazione di risposta al coronavirus diventi un ulteriore problema.

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