Retour sur le lieu de travail : conseils aux ressources humaines pour faire face au COVID-19

Le COVID-19 a bouleversé les effectifs de nombreuses entreprises. Cela est particulièrement vrai pour les ressources humaines, dont la mission n’a jamais été aussi critique.

Face à la pandémie, les responsables des ressources humaines doivent surveiller la santé des employés et les facteurs de risque, veiller au respect des réglementations locales et nationales et répondre constamment à des questions au sein de l’organisation. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises commencent à planifier le retour au travail des effectifs. Cela implique d’imaginer ce que pourrait être une reprise en toute sécurité, de définir des politiques de sécurité pour les employés et de mettre en place des mesures sur le lieu de travail.

Dawn Mitchell, Vice-présidente des ressources humaines chez Appian, a récemment fait part de ses réflexions sur la création de directives et d’aménagements pensés pour le retour au travail et pour garantir la sécurité des employés en période de crise sanitaire. Vous trouverez ci-dessous ses réponses à nos questions.

Face au COVID-19, quels sont les défis auxquels sont confrontés les ressources humaines lors de la mise en œuvre des plans de reprise ?

Il est nécessaire de trouver un équilibre dans une situation inconnue tout en s’appuyant sur une stratégie et en ayant des réponses pour les employés. Chaque environnement de travail est différent, mais notre expérience et les commentaires des employés nous ont appris que la collaboration est précieuse dans la plupart des entreprise. Il peut s’agir d’une simple conversation de couloir, d’une programmation en binôme ou d’une séance de planification. Si les réunions virtuelles sont parvenues à s’imposer, il est difficile de retrouver la même énergie que lorsque nous sommes tous ensemble. Alors que nous préparons le retour au bureau, certains modèles de communication mis au point pour un environnement virtuel seront à nouveau perturbés, ce qui pourrait entraîner des difficultés et entraver la productivité.

Et il faut évidemment se demander quelle approche adopter en cas de foyer d’infection au bureau. La santé et la sécurité des employés sont au cœur de nos priorités. Bien que nous ayons désormais plus de connaissances sur le COVID-19 et la manière de mettre en place des mesures d’hygiène et de distanciation sociale, beaucoup d’interrogations subsistent.

Que doivent privilégier les entreprises pour assurer la sécurité de leurs employés ?

Cela dépend de la situation des employés : est-ce qu’ils doivent être présents au bureau pour remplir leurs fonctions ou bien pouvez-vous leur laisser le choix ? Dans ce dernier cas, il est important de communiquer avec le plus grand soin. Évitez de donner l’impression erronée que les employés doivent retourner sur leur lieu de travail pour être productifs. Veillez à ce que la direction aborde ouvertement les situations qui pourraient empêcher les employés de reprendre leur place au bureau, afin qu’ils sachent que leur cas n’est pas isolé.

Les entreprises qui ont besoin de la présence des employés dans leurs bureaux se doivent d’être explicites au sujet des mesures de sécurité, du nettoyage des bureaux et des protocoles de distanciation sociales mis en place pour assurer au mieux leur sécurité.

Dans tous les cas, il vaut mieux présenter des mesures de manière détaillée et ne pas hésiter à se répéter, que celles-ci soient nouvelles ou complémentaires. Cela concerne la confirmation de l’état de santé des employés avant leur venue au bureau, les consignes mises en place dans les espaces communs, la disponibilité de certaines installations, etc. De même, faites savoir aux employés les attentes de votre entreprise en matière d’équipement de protection individuelle (EPI). Si cet équipement est requis, l’entreprise devrait être en mesure de le fournir.

Dans le cadre du retour au travail en période de COVID-19, quelles sont les politiques spécifiques mises en place par les entreprises pour assurer la sécurité des employés et de leurs familles ?

Étant donné que la distanciation sociale dépend en grande mesure des déplacements des employés au sein des installations, si ce n’est pas déjà fait, les ressources humaines doivent travailler en étroite collaboration avec les équipes concernées. Chez Appian, nous envisageons toutes les options pour offrir un environnement de travail sûr et productif. Cela pourrait impliquer des horaires décalés pour les prises de poste si la disposition des bureaux ne permet pas de respecter la distance de sécurité.

Nous nous sommes également penchés sur d’autres aspects et nous avons ajouté des marquages au sol pour diriger le sens de circulation, en particulier dans les escaliers et les files d’attente devant les ascenseurs. Nous avons des consignes très claires en matière d’espaces communs comme les salles de bain, les cuisines et les salles de photocopie. Pour le moment, nous encourageons les gestes barrières et évitons les poignées de main par exemple. Lorsque c’est possible, nous tentons de privilégier les portes d’entrée sans poignée. De même, nous prévoyons des nettoyages supplémentaires dans les bureaux, c’est-à-dire trois fois par jour.

Nous mettons également en œuvre de nouvelles politiques pour nous assurer que tout le monde est au diapason, tant sur le lieu de travail qu’à l’extérieur. Par exemple, pour les employés d’Appian qui se déplacent régulièrement pour rencontrer des clients ou des prospects, nous envisageons des politiques visant à assurer leur sécurité lorsqu’ils s’absentent du bureau. Nous mettons également en place des règlements concernant les visiteurs, tels que les clients, les fournisseurs et les candidats à l’embauche.

Comment les entreprises peuvent-elles favoriser le bien-être des employés en période de pandémie ?

Le moral et le bien-être des employés sont essentiels au succès de toute entreprise, mais dans cette nouvelle réalité, ces facteurs sont actuellement mis à l’épreuve. Il est primordial de comprendre et d’évaluer l’état d’esprit de vos employés et savoir s’ils parviennent à s’adapter. En vous appuyant sur ces éléments, vous devriez pouvoir définir des politiques et orienter vos communications sur le retour au travail sous un angle plus éclairé.

C’est également le bon moment pour vous assurer que les avantages sociaux que vous proposez répondent aux besoins de vos employés. N’hésitez pas à mettre en avant votre programme d’aide aux employés et à envisager de nouvelles offres, en particulier si un avantage ou une prestation n’est pas utilisée et que vous avez la possibilité de transférer ces fonds.

D’après vous, que va changer le COVID-19 sur le lieu de travail ?

Bien que les gens soient épuisés par le confinement ou le fait de jongler entre le travail et les enfants, ils sont résistants et tentent de voir les bons côtés. Si les employeurs le permettent, la demande de flexibilité sera plus forte, surtout lorsque l’on sait que les entreprises ont observé une constance, voire une augmentation de la productivité pendant cette transition. Le temps passé dans les transports peut être maintenant consacré à un nouveau loisir ou à des moments en famille.

Face à la pandémie, les ressources humaines n’ont pas besoin de faire cavalier seul pour planifier le retour au travail : la solution Workforce Safety d’Appian permet en effet d’assurer un retour sûr et progressif sur le lieu de travail.Pour en savoir plus, cliquez ici.

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