Une entreprise du secteur de la santé se prépare à utiliser l’automatisation low-code pour lutter contre la propagation du COVID (2e partie)

Darren Blake, directeur de l’exploitation, Bexley Health Neighborhood Care, Royaume-Uni

L’explosion du nombre de décès dus aux coronavirus dans les établissements de soins pour personnes âgées nous rappelle que les maisons de retraite sont parmi les endroits les plus menacés par la pandémie.

Un tiers de tous les décès par coronavirus aux États-Unis se produisent dans les maisons de retraite. En Europe, la pandémie représente jusqu’à la moitié des décès dans les maisons de soins.

Mais grâce à l’automatisation en low-code, Bexley Health Neighborhood Care (BHNC), au Royaume-Uni, s’assure que ses établissements fournissent des soins de qualité en se conformant aux réglementations, en optimisant les niveaux de ressources et de personnel et en isolant les résidents positifs au COVID-19.

« Le côté numérique a énormément progressé », déclare Darren Blake, directeur général du BHNC, basé à Londres, « Je pense que ça devient la norme pour nous ».

M. Blake a déclaré que les régimes de dépistage dans les maisons de soins de BHNC continueront à aider de plus en plus de patients à suivre leur parcours de soins. Il a également indiqué que Bexley prévoit un cycle de deux ans pour faire face à la pandémie.

"Nous allons être frappés par d’autres vagues de COVID jusqu’à ce que nous soyons immunisés ou qu’un vaccin soit disponible", a déclaré Blake, « nous sommes maintenant complètement isolés. Nous disposons de technologies numériques dans tous nos cabinets de médecine générale. Le contact avec les patients se fait principalement par vidéoconsultation. Et toute cette révolution numérique s’est produite plus vite que nous l’avions imaginé. »

Dans notre dernier épisode, Blake nous a expliqué comment le BHNC a redémarré avec le low-code, ce qui lui a permis de réunir travail numérique et humain sur une seule plate-forme en moins d’une semaine. Le dernier épisode de notre série en deux parties commence par un zoom de Blake sur les défis de la gestion du personnel et des ressources en cas de pandémie. (Vous pouvez lire le premier volet ici.)

En vous souhaitant bonne lecture :

Appian : Parlons de la gestion des ressources et de la façon dont on s’y prend en cas de pandémie. Commençons par la nouvelle application de gestion des ressources que vous avez conçue à Bexley et la manière dont vous l’utilisez dans la lutte contre le COVID.

Blake : Nous avons conçu et déployé ce que nous appelons une application de contrôle du personnel qui nous a permis d’effectuer des contrôles quotidiens auprès de notre personnel et des sites de soins primaires. L’application nous a permis de suivre les membres du personnel qui étaient malades et devaient se confiner, ce qui impliquait qu’ils ne pouvaient pas faire partie du personnel.

Cette capacité de suivi nous a permis de voir qui était malade et incapable de travailler, qui avait besoin d’un soutien en matière de santé mentale ou de bien-être, et qui était capable de travailler et pouvait accéder aux ressources dont il avait besoin pour travailler à distance.

Protéger les plus vulnérables

Appian : Il ne s’agit donc pas seulement de gérer les fournitures, mais aussi de prendre soin du personnel touché par la pandémie ?

Blake : Oui, du point de vue de la gestion des cabinets, nos responsables ont pu surveiller l’état de leur personnel. Ils ont pu évaluer leur organisation opérationnelle, voir les équipements de protection et la quantité de personnel disponible, et comparer à ce qu’ils auraient normalement. Cela permet de répondre à des questions telles que : pouvons-nous traiter nos patients compte tenu de la situation à un instant T ? Avons-nous besoin de plus de ressources ? Quel est le niveau de pression actuel sur les services ?

Appian : Et comment cette information est-elle utilisée ?

Blake :

Nous avons créé un système de notation COVID qui nous a montré si nous avions les ressources nécessaires pour fonctionner. Le système pouvait également nous indiquer le niveau de pression qui s’exerçait sur tel ou tel site.

Appian : En quoi est-ce différent de ce que vous faisiez avant le COVID ? Comment gériez-vous les niveaux de ressources et de main-d’œuvre à l’époque ?

Blake : nous n’avions aucune visibilité sur la quantité de malades dans un cabinet. Par exemple, vous pouviez avoir dix médecins, puis avoir cinq absents d’un coup et voir votre effectif diminuer de 50 %. Il en allait de même pour le personnel de bureau. Donc, nous poussions le fonctionnement dans ses dernières limites. Certains cabinets ont littéralement perdu 50 % de leur personnel soignant, forcés de travailler à domicile en raison des règles d’isolement familial en application en Angleterre. Mais certains membres du personnel ne pouvaient pas travailler. Nous avions donc besoin d’un moyen de savoir si le personnel pouvait fonctionner et travailler ou non.

Le stress se déplace des hôpitaux vers les maisons de soins

Appian : Et votre application de contrôle du personnel vous a permis de faire cela ?

Blake : Oui, cela nous a permis de savoir la quantité de personnel que nous pouvions considérer comme faisant partie des effectifs effectifs pour la journée. Avant le COVID, il n’y avait pas beaucoup de télétravail qui se faisait. Maintenant, c’est le contraire. Il y a beaucoup plus de soins à distance aujourd’hui que de personnes qui viennent physiquement voir un médecin. Je pense que vous voyez la même tendance en Amérique.

Appian : Vous êtes donc maintenant dans la première phase de votre application de gestion des ressources. Que pouvez-vous nous dire sur la deuxième phase ?

Blake : Nous aurons potentiellement une phase deux, une phase trois, une phase quatre et ainsi de suite jusqu’à ce qu’un vaccin soit disponible et que nous puissions vacciner la population. Au Royaume-Uni, nous avons atteint un pic il y a quelques semaines, surtout à Londres. Il s’amenuise un peu maintenant.

Mais le stress se déplace des hôpitaux – qui ont maintenant une capacité suffisante – vers nos maisons de soins.

Et l’un des rôles de la médecine générale est de s’occuper des maisons de retraite et des maisons de soins. C’est là que le système est sous pression en ce moment. Donc, la principale difficulté concernant l’évaluation du personnel disponible est de savoir si nous pouvons fournir un bon niveau de soins compte tenu de l’évolution de la demande.

Lorsque vous vous occupez des résidents d’une maison de soins, vous avez besoin de vous assurer que vous faites de votre mieux en matière de contrôle des infections pour empêcher la propagation du coronavirus au sein de l’établissement.

Regarder vers l’avenir : l’arriéré post-covid

Appian : Vous êtes donc maintenant dans la première phase de votre application de gestion des ressources. Pour l’avenir, que pouvez-vous nous dire sur la deuxième phase ?

Blake : le COVID a lui-même plusieurs phases, donc nous aurons potentiellement une phase deux, une phase trois, une phase quatre et ainsi de suite jusqu’à ce qu’un vaccin soit disponible et que nous puissions vacciner la population. Au Royaume-Uni, nous avons atteint un pic il y a quelques semaines, surtout à Londres.

Il s’amenuise un peu maintenant. Mais c’est un environnement très, très difficile. En plus de cela, il y a des gens qui ne viennent plus alors qu’ils auraient besoin d’autres soins médicaux. Mais à cause de l’incitation à rester chez soi, ils ne se sont pas présentés comme ils l’auraient fait avant le COVID.

Appian : Quel a été l’impact sur vos activités ?

Blake : Les services d’urgence ne sont qu’à 50 % de leur activité normale. Il y a une réduction de 75 % des personnes se présentant pour une suspicion de cancer. Il y a 50 % moins de gens qui viennent pour des douleurs thoraciques. Il y a donc un groupe de gens qui restent chez eux, qui ont réellement peur de sortir, de se présenter dans un centre de santé, même s’ils ont (déjà) des problèmes de santé.

Il y a donc un retard dans les soins, dès lors que des personnes ne se sont pas présentées et n’ont pas reçu le niveau de soins qu’elles auraient normalement dû recevoir pour maintenir leur état de santé.

Et c’est là qu’intervient la deuxième phase de l’application de gestion des ressources.

La clé de l’automatisation pour une réponse rapide au COVID

Appian : Quelles nouvelles fonctionnalités avez-vous ajoutées à la phase deux de l’application ?

Blake : Nous avons un système de suivi des patients pour nous aider dans le travail que nous effectuons actuellement dans les maisons de soins. Nous pilotons le système de suivi pour nous occuper des patients des maisons de soins, afin de pouvoir gérer les évaluations de santé et les soins dispensés.

Comme je le disais, 22 de nos établissements fonctionnent de manière différente. Nous envisageons donc d’utiliser du low-code pour automatiser les processus autant que possible, et de les relier aux systèmes cliniques utilisés par les cabinets. Notre application fonctionne avec les systèmes existants, de sorte que nous pouvons extraire et pousser (les données) entre l’application et les systèmes cliniques au sein des cabinets.

Il est essentiel de disposer de cette capacité lorsque vous devez pouvoir réagir très rapidement, mais que les organisations auxquelles vous avez affaire ont des systèmes qui ne communiquent pas.

Notre plate-forme low-code se situe donc au-dessus de ces systèmes. Cela nous permet de suivre le patient tout au long de son examen et d’extraire les données de différents organismes vers une seule application, pour disposer toutes les données depuis un seul emplacement. Nous pouvons ainsi connaître précisément l’historique du patient en matière de santé et de prise en charge sociale

Appian : C’est un excellent point sur lequel conclure. Mais avant cela, voulez-vous ajouter quelque chose dont nous n’avons pas parlé ?

Blake : Je veux juste ajouter que certains patients qui se présentent ont besoin de soins médicaux, mais aussi des besoins de l’ordre du social. Ils peuvent avoir un problème de logement ou être déprimés parce qu’ils se sentent seuls. Nous utilisons donc notre outil de gestion des ressources pour aider à répondre aux besoins sociaux de nos patients. Nous utilisons notamment notre application en low-code pour suivre les besoins sociaux des patients et les renvoyer vers des ressources tenues par des bénévoles.

La présence du COVID est une situation en passe de devenir la norme, elle ne disparaîtra pas. Elle nous oblige à examiner sérieusement tous nos processus, à les cartographier et à chercher comment nous pouvons les rendre beaucoup plus efficaces. On ne peut pas revenir au « monde d’avant ».

Lisez l’étude de cas sur Bexley pour en savoir plus sur leur application.

(Pour plus de détails sur les raisons pour lesquelles l’automatisation est essentielle au démarrage des opérations touchées par le COVID-19, nous recommandons chaudement la lecture de cette enquête de Forrester).

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