Workflow und Geschäftsprozessmanagement – eine Autofahrt als Vergleich

Guten Tag! Ich heiße Zach Messler und arbeite im Produktmarketing. (Guten Tag, Herr Messler!)

In der Technologiebranche kann Produktmarketing ganz unterschiedliche Bedeutungen haben. Für mich bedeutet es, Dinge leicht verständlich zu erklären.Ich formuliere komplexe Konzepte, technologische Komponenten und Ideen in anschaulicher und einfacher Weise. Mit leicht zu verstehenden Begriffen, Hintergrundgeschichten und Anekdoten vermittele ich wichtige Themen so, dass Appian-Kunden fundierte Entscheidungen treffen können.

In jedem Technologiesegment gibt es viele Diskussionen und Missverständnisse. Im Appian Insight Blog werde ich von Zeit zu Zeit Begriffe vorstellen, die verwirrend klingen mögen, jedoch von großer Bedeutung sind. Lassen Sie uns heute den Unterschied zwischen Workflow und Geschäftsprozessmanagement (BPM) betrachten.

Viele Menschen verwechseln noch immer Workflow und Prozess. Das ist auch nicht weiter verwunderlich. Die ersten BPM-Lösungen waren auf den Workflow fokussiert, also auf die Koordinierung einzelner Prozesse. Beim Geschäftsprozessmanagement (BPM) geht es um das Entwickeln von Prozessen, ihre personen- und systemübergreifende Ausführung, die Verwaltung von Aufgaben und die fortlaufende Optimierung des Ganzen. Workflow ist zwar ein Bestandteil des Geschäftsprozessmanagements. Allerdings liegt der Schwerpunkt auf der Aufgabenverwaltung und darauf, wie weniger komplexe Einzelprozesse wiederholt effizient abgeschlossen werden können.

Um es noch anschaulicher zu gestalten: Diese Analogien machen den Unterschied zwischen Workflow und Geschäftsprozessmanagement noch klarer.

Die Autoreise
Wenn Sie jemals eine Autoreise gemacht haben, wissen Sie, dass dazu verschiedene Vorbereitungen gehören. Tanken, eine Route planen und einen Zeitplan festlegen.  Eine kurze Fahrt von A nach B? Das ist ein Workflow. Eine überschaubare Aufgabe mit nacheinander abzuarbeitenden Schritten.

Aber wie sieht es aus, wenn die Verkehrslenkung Ihre Aufgabe ist?  Die einzelnen Autos auf ihren jeweiligen Fahrten sind selbstverständlich ein Teil der Verkehrslenkung. Aber Sie befinden sich in der Hauptsteuerungszentrale, überwachen den Verkehrsfluss und optimieren die Verkehrsströme in Echtzeit. Sie analysieren zudem frühere Verkehrsprobleme und gestalten zur Optimierung des Verkehrsflusses auch die Straßen um, sodass Autoreisen reibungsloser verlaufen. Das ist Geschäftsprozessmanagement: die Koordinierung aller unterschiedlichen Prozesse, Daten, Systeme und Personen.

Noch ein Beispiel?  Gerne.

Der Besuch im Zoo

Manche meiner kurzen Autofahrten führen mich zu einem Zoo, ungefähr 90 Minuten entfernt. Meine Tochter liebt die Schildkröten, daher ist das Schildkrötengehege meist unser erstes Ziel. Der kürzeste Weg zu den Schildkröten, den meine Tochter einschlägt, entspricht dem Workflow. Sobald wir im Zoo sind, kennt sie nur ein Ziel. Sie steuert direkt auf ihre Lieblingstiere zu.

Und das Geschäftsprozessmanagement? Der Zoowärter! Der Zoowärter gestaltet und pflegt den Lebensraum. Er kümmert sich um die Gesundheit der Schildkröten und der anderen Tiere. Er überwacht die täglichen Interaktionen und entwickelt die Gehege weiter, damit die Tiere munter bleiben und die Besucher – wie meine Tochter – ihre Zeit im Zoo genießen.

Was fehlt jetzt noch auf unserer Autofahrt? Klar:

Die Eisdiele

Nach dem Zoo möchten alle ein Eis.  Auf dem Heimweg kommen wir an einer Eisdiele vorbei, wo wir uns gerne ein Eis gönnen. Meine Tochter liebt Schokoladeneis über alles. Bei jedem Besuch möchte sie einfach zwei Kugeln Schokoladeneis im Becher. Ganz einfach.

Mein Sohn ist auch verrückt nach Schokoladeneis. In der Eisdiele bestellt er jedoch immer den Dino-Eisbecher: Schokoladeneis, Schokoladenstückchen, Marshmallows, Karamellsauce, Maraschinokirschen und ein gigantischer Keks in Form eines T-Rex oder Triceratops. Doch mein Sohn ist nie mit dem gleichen Eisbecher zufrieden. Manchmal möchte er zwei verschiedene Saucen. Manchmal möchte er extra Kirschen. Manchmal stellt er den Eisbecher komplett um und möchte ihn in einer Waffel ohne Dinokeks.  Stellen wir uns diesen komplexen Eisbecher als Geschäftsprozessmanagement vor: mit einer dynamischen Zusammenstellung und Freiraum für Anpassungen, sodass unter allen Umständen größte Zufriedenheit gewährleistet ist.

Diese einfachen Analogien vermitteln selbstverständlich nur einen Ausschnitt der Wirklichkeit. Worauf es ankommt, ist letzten Endes, dass Workflows einfach eine Abfolge von Arbeitsschritten ohne Optimierung sind. Geschäftsprozessmanagement ist sowohl die Technologie als auch das Know-how der Geschäftsprozess- und Betriebsablaufoptimierung. Es geht darum, die Geschäftsabläufe kontinuierlich zu messen, anzupassen und zu optimieren. Denken Sie bei Ihrer nächsten Autofahrt daran.

Zach Messler

Leiter Produktmarketing

Modernes Geschäftsprozessmanagement mit Appian

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