Vereinfachte und optimierte Prozessverbesserung mit Geschäftsprozessmanagement

Die Welt des Geschäftsprozessmanagements (BPM) befindet sich derzeit im Wandel, weil Werkzeuge für das Prozessmanagement immer häufiger in groß ausgelegte Plattformen integriert sind, die für eine Vielzahl an Aufgaben eingesetzt werden. Plattformen für Low-Code Development und ähnliche Lösungen, die die digitale Transformation vorantreiben, stechen hier besonders heraus. Organisationen, die ihre Abläufe auf digitale Technologien umstellen, müssen gewährleisten, dass das Geschäftsprozessmanagement nicht in den Hintergrund rückt. Wenn Unternehmen das Geschäftsprozessmanagement vernachlässigen, kann es passieren, dass Prozesse unstrukturiert und chaotisch ablaufen und somit die Vorteile der implementierten Technologien untergraben werden.

Unternehmen, die das Thema digitale Transformation angehen möchten, brauchen optimale Prozesse, damit sich die Implementierung innovativer und moderner Methoden für sie lohnt. Werkzeuge für das Prozessmanagement können die Prozessverbesserung vereinfachen und damit die Grundlage für langfristige Effizienz und nachhaltige Innovation schaffen.

Das Geschäftsprozessmanagement befindet sich im Wandel

Da Optionen zur Prozessverwaltung immer häufiger in Workflows und Plattformen für Low-Code Development integriert sind, haben Unternehmen auch immer mehr Möglichkeiten, ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Und dieser Trend wird sich fortsetzen. Eine Studie von Aragon Research hat gezeigt, dass Organisationen zunehmend auf Geschäftsprozessmanagement setzen. Der Grund: Das Case Management muss optimiert werden. Gleiches gilt auch für die komplette Customer und Employee Journey.

Speziell im Bereich Case Management hat die Studie ergeben, dass Organisationen sich Lösungen wünschen, die ihnen dabei helfen, mit den komplexen Herausforderungen von Prozessen umzugehen. In vielen Fällen kommen beim Case Management spezifisches Fachwissen, Beziehungen mit einem langen Lebenszyklus und strenge Prozessmeilensteine zusammen. Diese Anforderungen sind der Grund, weshalb optimale Prozesse für das Case Management unerlässlich sind. Unternehmen werden so dazu gezwungen, Lösungen zu implementieren, die alltägliche Abläufe vereinfachen und Interessengruppen miteinander verbinden.

„Organisationen stehen zunehmend unter Druck, Daten, Menschen und Inhalte über komplexe Workflows hinweg zu koordinieren.“

In ähnlicher Weise legen Unternehmen den Schwerpunkt auf Customer und Employee Journeys, um Daten, Abläufe und Interaktionen in allen Phasen der Beziehung miteinander zu koordinieren. Da der Fokus beim Case Management darauf liegt, Interessengruppen über mehrere, voneinander abhängige Prozesse miteinander zu verbinden, ist der Aufbau von effektiven Customer oder Employee Journeys in ähnlicher Weise von der Verwaltung von Abläufen über eine komplexe Reihe von Zielen hinweg abhängig – dies wurde von der Studie herausgefunden.

In beiden Situationen stehen Organisationen zunehmend unter Druck, Daten, Menschen und Inhalte über komplexe Workflows hinweg zu koordinieren, wodurch das Prozessmanagement laut der Nachrichtenquelle unerlässlich wird. Diese Anforderungen unterstreichen, welche Bedeutung Lösungen für das Geschäftsprozessmanagement im modernen Unternehmen haben, was sich – wie man dem Bericht von CIO entnehmen kann – in unserem digitalen Zeitalter immer deutlicher zeigt.

Die Erwartungen an Prozesse ändern sich

Im CIO-Bericht heißt es weiter, dass viele Organisationen dazu neigen, voneinander isolierte Prozesse zu entwickeln. Schlimmer noch: Unternehmen vernachlässigen manchmal die formale Prozesserstellung und der Betrieb läuft einfach auf Basis lang gehegter Traditionen oder aufgrund dessen, wie die zugrunde liegenden Technologien funktionieren. Wenn Unternehmen solche Prozessprobleme haben, kann es passieren, dass sie erheblich an Effizienz und Agilität einbüßen.

Da Sie nun die Schattenseiten von schlechtem Geschäftsprozessmanagement kennen, probieren wir es mal andersherum: Wie können Organisationen Werkzeuge für Geschäftsprozessmanagement nutzen, um die Prozessverwaltung insgesamt zu vereinfachen und zu verbessern? Dedizierte BPM-Technologien bilden die Grundlage für nachhaltigen operativen Erfolg durch:

  • Automatisierung wiederholbarer Prozesse: In vielen Organisationen gibt es Aufgaben, die jedes Mal nach dem gleichen Muster ablaufen. Dabei lösen bestimmte Datenparameter jeweils unterschiedliche Aktionen aus. Ein Beispiel für einen solchen Prozess wäre die Kontaktaufnahme einer Führungsperson mit einem Kundendienstmitarbeiter, nachdem ein Support-Ticket eine bestimmte Zeit lang nicht beantwortet wurde. In der Regel müssen Führungspersonen solche Meldungen manuell nachverfolgen. In diesem Fall kann Geschäftsprozessmanagement dazu genutzt werden, um automatische Benachrichtigungen einzustellen, die sich je nach Kunde und Art des Tickets anpassen lassen. Das erleichtert die Arbeit der Führungsperson und des Kundendienstmitarbeiters.
  • Teamübergreifende Koordination von Prozessen: In Unternehmen kommt es häufig vor, dass unterschiedliche Geschäftsbereiche spezifische, isolierte Technologielösungen einsetzen. Aus diesem Grund müssen Benutzer auf E-Mails oder andere Tools zurückgreifen, wenn sie Aufgaben an andere Benutzer in unterschiedlichen Abteilungen übertragen möchten. Diese eingeschränkten Möglichkeiten zur Prozesskoordination können dazu führen, dass Organisationen ihre Abläufe nicht vereinfachen und optimieren können, dass wichtige Aufgaben durch das Netz rutschen und dass im Endeffekt der Einblick in Prozesse fehlt, diese also nicht mehr transparent sind. Entsprechende Werkzeuge für Geschäftsprozessmanagement strukturieren Prozesse in der gesamten Organisation und dienen als zentrale Schnittstelle für abteilungsübergreifende Kommunikation, Berichterstellung und das Tracking von Aufgaben.
  • Anpassung an geschäftliche Änderungen: Änderungen sind für eine Organisation nur selten einfach umsetzbar. Vielmehr laufen Unternehmen oft Gefahr, in eine Falle zu tappen, wenn sie davon ausgehen, dass eine neue Technologie oder eine neue Führungskraft das Geschäft von alleine ändert. Doch in der Realität können Veränderungen nur umgesetzt werden, wenn die zugrunde liegenden Prozesse entsprechend an die neuen Ziele und Prioritäten angepasst worden sind. Für Unternehmen ohne formale, dokumentierte und optimierte Prozesse ist es mitunter enorm schwierig, zu prüfen, wie sich diese Aufgaben anpassen lassen. Plattformen für Geschäftsprozessmanagement hingegen machen Prozesse transparent und bieten dahingehend Einblick, wie diese Abläufe strukturiert sind und wie sie durchgeführt werden. So können Unternehmen Änderungen schnell vornehmen und diese Anpassungen einfach in die Tat umsetzen.
  • Ausrichtung von Technologie und Prozessen: Ebenso wenig, wie Organisationen davon ausgehen können, dass Technologien automatisch zu positiven Änderungen führen, kann man voraussetzen, dass Technologien einen Mehrwert bieten, wenn die Prozesse gar nicht an die neue Funktionalität angepasst sind. Man kann von seinen Mitarbeitern nicht erwarten, dass sie sich verbiegen, um eine neue Technologie zu nutzen. Sie sollten nicht zwischen alten und neuen Lösungen hin und her wechseln müssen, nur weil wichtige Abläufe nicht mit beiden Systemen kompatibel sind. Die Anpassung von Prozessen an neue Technologien ist gerade im Zeitalter der digitalen Transformation unerlässlich – und BPM-Lösungen machen es möglich.

Organisationen können die allerneuesten Technologien implementieren. Sie können die besten Führungskräfte der Branche ins Unternehmen holen. Sie können sogar neue Vorstöße im Bereich Personal-Recruiting vornehmen, um Talente einzustellen. Doch alle diese konventionellen Strategien bringen nichts, wenn die Prozesse eines Unternehmens nicht optimiert sind. Der Erfolg neuer Lösungen hängt naturgemäß davon ab, wie gut es ein Unternehmen schafft, die Art und Weise, wie Menschen tatsächlich arbeiten, an die neuen Unternehmensziele und die sich ändernden Marktanforderungen anzupassen. An dieser Stelle kommen BPM-Technologien ins Spiel.

Moderne Systeme für Geschäftsprozessmanagement werden immer häufiger in Plattformen für das Low-Code Development von Anwendungen integriert. Dadurch lassen sich die erforderlichen Werkzeuge für das Prozessmanagement mit den vereinfachten Entwicklungsschnittstellen kombinieren, über die Benutzer ganz leicht Anwendungen anpassen können. Infolgedessen schafft man eine Umgebung, in der Technologien und Prozesse konstant optimiert werden können, je nachdem, welche Anforderungen an das Geschäft gestellt werden. Appian ist führend auf diesem Gebiet und hilft Organisationen dabei, dieses Ziel zu erreichen – damit volle Flexibilität gewährleistet ist. Unsere langjährige Expertise im Bereich Geschäftsprozessmanagement spiegelt sich in unserer Low-Code-Plattform wider. Damit erhalten Organisationen die Tools, die sie brauchen, um komplett auf digitale Technologien umzustellen, und sie vermeiden, dass sie aufgrund unstrukturierter, ungeordneter Prozesse ins Stocken geraten.

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