So vermeiden Sie die zwei größten Fehler in der Analyse der Gesamtbetriebskosten von Software

Bei größeren Kapitalinvestitionen ist die Bestimmung der Gesamtbetriebskosten ein wichtiger Faktor bei der Kaufentscheidung.  Wenn Sie beispielsweise ein neues Auto kaufen, berücksichtigen Sie nicht nur den Kaufpreis, sondern auch den Treibstoffverbrauch, die Pannenhäufigkeit, die durchschnittlichen Werkstattkosten usw.

Dasselbe gilt, wenn es um die Beurteilung von Software-Investitionen in Höhe mehrerer Millionen geht, die in den nächsten 10 oder 15 Jahren das Rückgrat des Unternehmens bilden sollen.  Aber bei technischen Anschaffungen sind ganz andere Faktoren zu berücksichtigen.  Nur mit den richtigen Methoden können Sie das System ermitteln, das Ihren Erfordernissen entspricht, die größten Vorteile bietet und im gesamten Lebenszyklus die geringsten Gesamtbetriebskosten aufweist.  Bei der Analyse der Gesamtbetriebskosten sind zwei weitverbreitete Fehler zu vermeiden.

Fehler Nr. 1 – Nur harte Zahlen fließen in die Kostenanalyse ein

Am Ende einer Analyse der Gesamtbetriebskosten für eine große Software-Anschaffung steht fast immer eine Excel-Tabelle, in der sorgfältig zusammengetragene Zahlen nebeneinander stehen.  Darum richten Käufer ihren Fokus auf harte Zahlen, mit denen sie ihre Analysen füttern können.  Der erste Fehler besteht darin, nur Anschaffungskosten, die jährliche Wartung und erwartete Upgrade-Kosten zu berücksichtigen, die der Verkäufer veranschlagt.

Dies ist ein Fehler, weil so viele Faktoren unberücksichtigt bleiben.  Zum Beispiel: Wie genau erfüllt das Softwarepaket die Anforderungen der vorgesehenen Benutzer? Wenn es sich um ein kommerzielles Standardprodukt handelt – wie leicht lässt es sich an neue Anforderungen anpassen? Software, die ein produktiveres Arbeiten, bessere Zusammenarbeit und gesteigerte Managementtransparenz ermöglicht, kann sich deutlich positiv auf das Unternehmensergebnis auswirken und häufig die Softwarekosten um ein Vielfaches wieder einspielen.  Wählt man eine Software jedoch nur aufgrund einfach zu ermittelnder Kosten aus, ohne die Tauglichkeit hinsichtlich der Anforderungen zu berücksichtigen, kann dies katastrophale Auswirkungen nach sich ziehen.

In einigen Fällen lässt sich einfach beurteilen, ob eine Software die Unternehmenseffizienz steigert (z. B. wenn neue Produktionsmanagementsoftware die Tagesleistung um 10 Prozent erhöht ).  Oft sind die Zahlen und Parameter jedoch nicht so offensichtlich.  Vergleichen Sie zwei Softwarepakete: ein herkömmlich strukturiertes, bei dem die Projektinformationen innerhalb einer Abteilung verbleiben, und ein anderes, das integrierte Social-Communication-Funktionen im Zusammenhang mit Prozessereignissen mitbringt und so Informationssilos aufbrechen kann.  Wie viel produktiver wäre Ihr Unternehmen, wenn die Entscheidungsdauer halbiert würde (wie es innerhalb der CME-Gruppe der Fall war)? Wie groß wäre der Wert des dadurch entstehenden Wettbewerbsvorteils?  Auch wenn sie kaum anhand konkreter Zahlen zu erfassen sind, müssen diese Vorteile in eine Bewertung einfließen.  Zukunftsorientierte Führungspersönlichkeiten in Unternehmen und Behörden fördern diesen Denkansatz in ihren Organisationen.

Fehler Nr. 2 – Unerwartete Änderungen werden nicht mit eingeplant 

An finanziellen Analysen in Excel schätze ich sehr, dass sich alles so sauber aufreiht.  Das Gefühl der Ordnung, das entsteht, wenn man sieht, wie Faktoren angezeigt und berechnet werden, ist tröstlich und befriedigend.  Dieses Gefühl trügt jedoch häufig.  In der Realität kommt es immer wieder zu Brüchen und ungeplanten Ereignissen.  Sie lassen sich nur schwer ordentlich in Zeilen, Spalten und Zellen sortieren, daher neigen Analysten dazu, sie zu Ungunsten des Unternehmens zu ignorieren.  Je weiter der Zeithorizont der Analyse ist, desto größer sind die Auswirkungen dieses Fehlers.

Ich erinnere mich noch genau: Als ich Anfang der Neunziger als Strategieberater für Unternehmen arbeitete, erzählte mir ein Kollege, er habe gerade von dieser Sache gehört, die „Internet“ hieße.  Ein größerer Bruch ist kaum vorstellbar!   Jedes Finanzmodell über einen Zeitraum von mehr als fünf Jahren, das ich für Kunden erstellt hatte, war fehlerhaft, weil es das explosive Wachstum des Internets nicht berücksichtigte.  Das Gleiche trifft auf Finanzanalysen zu, die während der letzten fünf Jahre erstellt wurden und das explosive Wachstum der Mobilkommunikation und sozialen Netzwerke nicht berücksichtigt haben.

Wie werden also unerwartete Ereignisse in der Analyse der Gesamtbetriebskosten berücksichtigt?   Die Erfahrung lehrt, dass sich Störfaktoren, bzw. Vorkommnisse, die zu einer Kursänderung zwingen, im Unternehmen nicht vermeiden lassen.  Es entstehen dem Unternehmen auf jeden Fall Kosten, entweder für die Softwareanpassung oder durch den Umstand, dass die Software nicht mehr den Erfordernissen entspricht.  (Und es ist für ein Unternehmen wirklich ärgerlich, wenn sich die Software als unflexibel erweist.  Dadurch werden über die Anwendung hinaus manuelle Prozesse erforderlich, die Metriken aller Art negativ beeinflussen.)  Führen Sie sich vor Augen, dass Ihre Software in Zukunft an neue Bedingungen angepasst werden muss.  Je weiter der Planungshorizont, desto umfangreichere Anpassungen werden erforderlich.  Stellen Sie sich folgende Fragen: Kann diese spezifische Software angepasst werden? Von wem? Welche Kosten entstehen daraus? Ermitteln Sie Kostenbeispiele sowohl für einfache Änderungen als auch für Änderungen, welche die Kernlogik betreffen.

So entwickeln Sie ein TCO-Modell richtig

So sieht ein Gesamtbetriebskostenmodell aus, das diese Fehler vermeidet und alle Kosten- und Nutzen-Faktoren berücksichtigt:

Start-up-Kosten für die Anwendung:

  • Ausgaben für Software-Lizenzen – überschüssige Kosten müssen geschätzt werden, wenn die Lizenz nicht pro Benutzer abgerechnet wird.
  • Server- und Infrastrukturkosten – nur erforderlich, wenn es sich um keine Cloud-Anwendung handelt
  • Erforderliche Anpassung an die anfänglichen Bedürfnisse – diese Position kann problemlos im Rahmen eines Evaluierungsprozesses abgeschätzt werden (Aber Achtung: Sie müssen einen kürzeren Lebenszyklus für die Anwendung einkalkulieren, wenn die Anpassungen zukünftige Upgrades des Basisprodukts verhindern.)
  • Professional Services bei der Installation – Bereitstellung der Software in Ihrer Umgebung
  • Schulungskosten für die Anwender – diese Position sollte nicht unterschätzt werden, vor allem wenn die Anwendungslogik nicht der Arbeitslogik des Unternehmens entspricht.
  • Aktivierungskosten für die Anwender – Kosten die entstehen, falls die Anwender etwas anderes als einen standard Webbrowser benötigen, um auf die Anwendung zugreifen zu können (z. B. wenn ein Thin Client auf dem Desktop erforderlich ist)

Kontinuierliche Supportkosten für die Anwendung

  • Jährliche Softwarewartungsgebühren des Anbieters
  • Interne Supportkosten für die Anwendung
  • Erwartete Kosten der vollständigen Anbieter-Upgrades für verbesserte Funktionen (in der Regel alle 2 bis 3 Jahre)

Software-Anpassungskosten bei veränderten Bedingungen

  • Wer kann die Anwendung anpassen – Sie als Kunde, externe Softwareentwickler oder nur der Softwareanbieter?
  • Erwartete Häufigkeit von Änderungen – sowohl geringfügige (z. B. Workflow, Eingabevariablen) als auch größere (Änderungen an der grundlegenden Logik)
  • Erwartete Kosten pro Änderung (Fragen Sie Anbieter unbedingt nach groben Größenordnungen für verschiedene Änderungen)

Vorteile für Unternehmen

  • Erhöhte Produktivität der direkten Benutzer (z. B. Steigerung der pro Tag verarbeiteten Transaktionen um 20 %)
  • Aussagekräftigere Informationen für das Management durch problemloses Anpassen von Berichten
  • Integrierte mobile Apps, die die Prozessbeteiligung über Mobilgeräte (iOS, Android, Blackberry) ermöglichen
  • Verbesserte Kommunikation und Entscheidungsfindung über Abteilungsgrenzen hinweg (trifft nur zu, wenn die Anwendung über integrierte Social Collaboration Funktionen hinsichtlich Prozessereignisfeeds verfügt)
  • Schnellere Übermittlung von Informationen und Entscheidungen über Abteilungsgrenzen hinweg
  • Bessere Kontrolle durch das Management

Die Quantifizierung der Gesamtbetriebskosten wird von einem weiteren Faktor bestimmt, der eigentlich nicht zu quantifizieren ist – erfahrene Manager finden in der Regel aber einen Weg, ihn dennoch berücksichtigen.   Es geht um die Strategie, die der Software-Anbieter verfolgt.   Wenn Sie diese Anschaffung als Investition über einen Zeitraum von 10 bis 15 Jahren betrachten, verlassen Sie sich implizit ein Stück weit darauf, dass der Anbieter die Kernanwendung in dieser Zeit weiterentwickelt und erweitert.  Dieser Aspekt darf auf keinen Fall in Ihrer Analyse fehlen.

Fehlinvestitionen im Bereich IT sind ein wiederkehrendes Thema in den Wirtschaftsnachrichten.  In letzter Zeit gab es mehrere Meldungen von Fehlinvestitionen auf Regierungsebene, die ein großes Medienecho hervorriefen.  In der Regel tragen verschiedene Faktoren zum Scheitern eines Langzeitprojekts bei.  Die Ursachen dieser Fehlschläge entstehen meist bereits in der Anfangsphase.  Eine vollständige und qualifizierte Analyse der Gesamtbetriebskosten kann dazu beitragen, diese in einem frühen Planungsstadium entstehenden Fehler zu vermeiden.

Evan McDonnell
Vice President of Solutions

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